모르면 부끄러운 일본 비즈니스 매너 10선! (feat. 알면 호감도 업!)

한국에서 태어나서 일본어를 제2외국어로 배운 당신! 일본의 비즈니스 매너를 아는 것, 자체가 대단하다고 할 수 있다. 

그렇지만 거기까지.

일본인 거래처, 고객처를 대상으로 대면을 하다 보면 그들의 비즈니스 매너를 알고 있으며 존중하고 있다는 어필하는 것은 매우 중요하지 않을까?

그냥 회사 관계로 만나는 사람이 아닌 비즈니스 매너를 지키는 모습을 보여 줄 때, 일본인 고객, 파트너의 신뢰로 이어지며 비즈니스 상 좋은 정보를 얻을 가능성도 높아진다!

일본 비즈니스 매너는 학교에서는 가르쳐 주지 않는 것이 많다. 현장에서 배울 수밖에 없지만, 민짱의 비즈니스 매너 기사를 읽는 것 만으로 남들과 다른 스타트를 끊을 수 있으리라 보장한다!

자 시작해 보자!

 

 

 

① 올바른 인사 방법

출처 - 일본 멘즈 논노

회사원으로 인사는 사람으로서의 기본이지만, 제대로 되지 않은 사람이 의외로 많다… 포인트는 앉은 채로 뭔가를 하는 동안이 아니라 서서 방향을 잡은 후 머리를 낮추는 것. 인사의 각도는 3 종류로 기억하자.

목인사 = 15도 (스쳐 지나갈 때)
인사 = 30도 (일반적인 인사)
깊은 인사 = 45도 (사과, 감사 등)

일본 고객이 회사에 방문해서 미팅 후, 고객을 엘리베이터까지 배웅할 때가 있다. 이때 45도 인사를 드리는 것이 주효하다! 

---

② 올바른 명함 교환

STEP : 1
명함을 손에 든다

---

출처 - 일본 멘즈 논노

STEP：2
상대보다 아래로 내밀어 겸손함을 나타낸다

상대보다 손이 아래 위치하면 OK,  출처 - 일본 멘즈 논노

STEP：3
양손으로 꺼내 양손으로 받는 것이 기본
교환하는 경우는, 오른손으로 꺼내 왼손으로 받는다

---

출처 - 일본 멘즈 논노

STEP : 4
직책이나 성명 등에 대해
신경쓴 스몰토크가 되면 굿!

출처 - 일본 멘즈 논노

쿨한 명함 교환으로, 첫인상으로부터「준비된 자신」을 어필하자!　준비를 하지 않고 교환하는 동안에 버벅거리는 것은 매너에 대한 개념이 낮은 것으로 인식된다. 만나기 전부터 명함 보관함은 손에 준비해 두면 굿이다.

---

 

③ 올바른 전화 대응

출처 - 일본 멘즈 논노

사람은 전화를 걸었을 때, 11초 이상 기다리면 짜증 나기 시작한다는 조사 결과 있다. 대략, 벨소리의 횟수는 3 콜에 상당한다.

세 번 울리기 전에 전화를 받은 후, 회사명과 부서명을 말한다. 목소리만으로 인상이 정해지기 때문에, 대면 시보다 정중한 기분이 중요하다. 만약 3 콜 이내에 받을 수 없으면 "대단히 기다리게 했습니다"( たいへんお待たせいたしました )라고 먼저 사과 한 후 말하는 것이 중요하다.

　
＜ 담당자가 부재했다면? ＞

출처 - 일본 멘즈 논노

상대방이 통화하고자 하는 직원이 없는 경우, "◯◯는 이석(외출) 중입니다" ( ◯◯は離席（外出）中です )만으로는 초보 같은 대응이 되어 버린다. 전화가 오기로 받을 약속이었다면 상당한 실례가 되어 버린다. 자리로 돌아갈 예정 시각을 전하거나 "돌아오면 연락을 드리겠습니까" ( 戻りましたらご連絡を差し上げましょうか )등  계속해서 팔로우 하도록 유의하자.

　
<전언을 받는 경우, 주의>

용건을 전하는 메모는 5 W3 H , 즉 When=언제/Where=어디서/Who=누가/Why=왜/What=무엇을/How=어떻게/How many=얼마나/How much=어느 정도로 정리하면 완벽! 요점을 알지 못한 채 전화가 왔었음을 전달하면 다시 걸었을 때 같은 내용을 되돌아가게 되어 그야말로 실례다.

---

④ 올바른 말씀

존경어, 겸양어, 정중어를 완벽하게 구분할 정도의 필요는 없다. 너무 저자세도 반대로 불쾌감을 줄 수 있어서 적절한 대응이 필요하다. 

　
<상사·사외의 사람에 대해서>

× すみません 미안해요
○ 申し訳ありません・恐れ入ります 죄송합니다. 실례합니다.  

× 了解しました・わかりました 알겠어요.
○ かしこまりました・承知しました 잘 알겠습니다. 

× 知りません 모르겠어요.
○ 存じません 모르겠습니다. 

× 伝えます 전달할게요
○ 申し伝えます 말씀드리겠습니다.

× 行きます 가겠습니다. 
○ 伺います 들르겠습니다. 

× どうしますか？어떻게 할까요?
○ いかがなさいますか？어떻게 하시겠습니까?

△ ご確認をお願いします 확인 부탁드립니다. 
○ ご査収ください 검수 부탁드립니다. 

× ご苦労様です 수고하셨어요. 
○ お疲れ様です 수고하셨습니다. (고객에게는 거의 사용 안함)

× お世話様です 수고하셨어요. 
○ お世話になっております 신세 지고 있습니다. 

　
<자기 호칭 → 타인 호칭>

わたくし、自分  나 자신
→ ◯◯様、あなた様  ◯ ◯ 님, 당신
　
弊社、当社、小社、私ども  폐사, 당사, 소사, 저희
→ 御社、貴社 귀사, 귀사(메일용)
　
おうかがいする、お訪ねする 방문하다
→  お越しになる、ご来社する 방문하시다
　
考え、私見  생각, 사견
→ ご意見、ご意向 의견, 의향

　
<예를 들면, 이렇게 된다! ＞

× はい、お世話様です。三宅社長ですか？ いらっしゃいます。少々お待ちください
「네, 신세지고 있어요. 미야케 사장인가요? 계십니다. 조금 기다려주세요」　

○ はい、お世話になっております。三宅ですか？　おります。少々お待ちください
「네, 신세를 지고 있습니다. 미야케입니까? 있습니다. 잠시 기다려 주세요」

---

⑤좌석에 대해

이 룰은 어디까지나 기본 매너에 지나지 않기 때문에, 사람 각각의 취향을 우선해도 상관없다. 절대로 하는 것이 아니라 유연하게 대응하자.

---

①→②→③→④
의 순서로 “상석” 취급

기본은 출입구에서 먼 순서로 상석 → 하석이라고 기억하면 OK. 방문객이 3명이라면 ①과 ② 가 제일 상석가 된다. 다만 그림의 우측에 창이 있고 경치가 좋은 경우 등은 ③④가 상좌가 되기도 한다. 의장이 있는 회의의 장소나 원탁 등도 룰이 바뀌지만, 이 기초 지식을 근거로 하고 있으면 큰 실패는 없을 것이다.

　
<택시 좌석>

①→②→③→④
의 순서로 “상석” 취급

＜ 비행기·기차 ＞
창가의 경우
창가→통로 측→중앙
상석
　
중앙부인 경우
통로 측이 상석, 중앙이 하석

---

⑥ 안내 규칙

<엘리베이터에서>

출처 - 일본 멘즈 논노

탈 때  ▶ 입구에서 버튼을 누르고 문을 연 상태로 하여 상사나 고객을 안내. 마지막으로 자신이 들어가 조작버튼 앞에 서 있다.

내릴 때  ▶ 모든 사람이 내릴 때까지 "열기"버튼을 눌러 기다린다. 마지막으로 자신이 나온다. 먼저 내려달라는 사인을 받으면 "먼저 실례합니다."( お先に失礼します )라고 말하며 내린다.

<에스컬레이터·계단에서>

올라갈 때는 상사나 고객보다 뒤, 내려갈 때는 앞. 「상대를 내려다보는 위치가 되지 않는다」와 「상대가 넘어졌을 때 등에, 밑에서 받쳐 줄 수 있기 때문」이 이유이다.

⑦ 방문 매너

출처 - 일본 멘즈 논노

회의나 인사 등으로 회사를 방문할 때는, 사옥에 들어가면 코트를 벗고 접수를 하는 것이 매너!　

늦어도, 약속을 하고 있는 상대를 만나기 전에는 반드시 벗어 둔다. 재킷이 아닌 코트!

---

 

⑧ 소개 매너

출처 - 일본 멘즈 논노

자신의 입장에서 봐서 보다 경의를 나타내야 할 상대를 나중에 소개하는 것이 기본. 자기 회사에 동료와 상사, 상대방에게 담당자와 그 상사가 있었을 경우에는 다음 순서가 정답이 된다.

동료 → 상사
→ 상대방 담당자
→ 상대방 담당자 상사

우선 자기 회사 사람을 상대방에 소개하고, 그 후 회사 사람에게 상대방을 소개하도록 하자.

---

⑨ “어중”(御中)과 “님”(様)의 구분

출처 - 일본 멘즈 논노

“어중”(御中)는, 그 조직 내의 담당자가 누군지 모르는 경우에 사용하는 경칭.「슈에이샤 멘즈논노 편집부 어중」( 集英社 メンズノンノ編集部 御中 )와 같이 사용한다.

상대를 누구인지 알고 있는 경우는 「슈에이샤 멘즈논노 편집부 ◯◯님」( 集英社 メンズノンノ編集部 ◯◯様 )이라고 써주자.

「슈에이샤 멘즈논노 편집부 어중 ◯◯님」( 集英社 メンズノンノ編集部御中 ◯◯様 )은, 실수이므로 NG!

---

⑩ 일의 기본은 "호우 렌 소우"

출처 - 일본 멘즈 논노

마지막으로 매너와 같이, 사회인의 상식을 전수! 일을 원활하게 진행하기 위해 게을리하지 말아야 하는 3요소 “보고·연락·상담” 을 간절히 명해 일본에서는 호우 렌 소우(ホウ・レン・ソウ) 라고 한다. 상사에게 호우 렌 소우 할 때는, "지금 시간 좋을까요"( 今お時間よろしいでしょうか ), "상담해도 좋을까요" ( ご相談してもよろしいでしょうか )등의 쿠션 말을 사이에 두는 것이, 합쳐 기억해야 할 매너 .

<보고>

주어진 일의 상황을 설명하고 말한다. 내용은 단적으로 결론에서 이어 경위나 의견을 간결하게 말하고 필요하다면 지시를 묻는다.

<연락>

업무 진행 지연 등은 어쨌든 빨리 연락하고 싶다. 예정을 확인하거나 동료와의 정보 공유도 중요한 연락사항 가운데다.

<상담>

의문점이나 해결할 수 없는 것, 자신만으로는 판단할 수 없는 것이 있으면 상담을! 주저하면 일의 성공 여부를 좌우할 수 있다.