안녕하세요. 민짱입니다.
오늘은 현재 일본에서 DX, 페이퍼리스화로 폭발적으로 증가하고 있는 전자계약에 대해서 설명드립니다.
지금, 많은 기업이 거래처와의 연락이나 상담에 메일이나 채팅 툴등을 활용하고 있습니다.
그러나, “온라인 전환이 늘어나도, 계약서의 교환 등은 종이로 한다”란 기업도 많을 것입니다. 한편, 계약 등을 디지털상에서 실시하는 「전자 계약」을 활용하는 기업도 늘어나기 시작하고 있습니다. 전자 계약의 도입은 기업에 어떤 영향을 미치는가?
여기에서 전자계약의 개요 외에 장점·단점, 도입에 있어서의 주의점에 대해 설명합니다.
전자문서에 전자서명을 하여 체결하는 전자계약
전자계약이란 전자적 기록으로 작성·체결하는 계약입니다. 전자기록이란 전자적 방식, 전자적 방식으로 만들어진 기록으로, 전자 컴퓨터에 의한 정보 처리용으로 제공되는 것을 말하며 PDF와 같은 전자 데이터에 전자 서명을 수행합니다.
전자계약과 관련된 법률
전자계약은 법률상 인정되는 계약방법입니다.
「전자 서명법」에는, 전자적으로 작성된 서류라도, 본인에 의한 전자 서명이 행해지고 있으면 진정하게 성립한 것으로 추정한다고 하는 취지의 기재가 있습니다. 즉, 전자계약이라도 유효한 전자서명이 이루어지고 있으면, 날인이 있는 서면에 적용되는 2단의 추정과 같은 효력을 발휘한다는 것입니다.
또, 전자계약으로 주고 받은 계약서의 보존에 대해서는, 「전자장부 보존법」이나 「e-문서법」에 정해져 있습니다. 전자계약으로 계약을 체결한 계약서가 법령상 보존의무가 있는 것인 경우, 이러한 법률이 정하는 방법에 따라 보존을 하여야 합니다.
덧붙여 구체적인 기능은 각 시스템에 따라 다릅니다만, 전자계약 시스템에서는 법률에 준거한 계약서의 보존이 가능합니다. 그러나 전자계약을 체결한 거래처에 대해서는 전자계약의 적절한 보존에 대해 전할 필요가 있을 것입니다.
전자계약과 서면계약의 차이
서면계약은 오랫동안 활용되어 온 형태이지만, 전자계약은 서면계약과 무엇이 결정적으로 다를까요? 전자 계약과 서면 계약의 두 가지 차이점을 설명합니다.
전자계약에는 타임스탬프를
전자 계약은 데이터 교환을 통해 계약을 체결하기 때문에 시스템에 타임스탬프를 부여하여 변조를 막는 점이 서면 계약과 다릅니다.
타임스탬프란 전자계약서비스를 통해 계약을 체결할 때 부여되는 전자적인 스탬프로, 타임스탬프가 각인되면 각인된 날짜와 시간에 전자 데이터가 존재하고 있음을 증명할 수 있습니다. 타임스탬프가 부여되면 계약을 체결한 후에 변경되지 않았는지 확인할 수 있습니다.
전자계약은 전자증명서로 증명을
전자 증명서는, 정보를 송신한 것이 계약자 본인임을 증명하기 위한 구조입니다.
전자계약 시, 계약서의 송신자는 제삼자기관인 인증국에 전자증명서를 미리 발급받아, 전자계약서비스 이용 시에 전자증명서에 의한 인증을 함으로써, 송신자가 확실히 본인이라고 증명할 수 있습니다. 전자 증명서의 활용에 의해 비대면으로 행해지는 전자 계약의 신뢰성이 담보되고 있습니다.
전자 계약은 전자 사인과 전자 서명의 2 종류
전자 계약에는 크게 나누어 「전자 사인 타입」과 「전자 서명 타입」의 2 종류가 있습니다. 각각의 특징과 메리트에 대해 밀어 둡시다.
전자사인 타입(입회인형)
전자 사인 타입이란 계약 체결의 당사자가 아닌 제3자가 당사자의 지시에 따라 전자 서명을 부여하는 방법으로 입회인형이라고도 합니다. 해당 제3자는 미리 전자계약 서비스의 사용자 등록을 실시하고, 서비스에의 로그인 인증과 등록한 주소로 송신한 인증 메일을 확실히 수신할 수 있었는지의 조합으로 본인 확인을 실시하는 것이 일반적입니다.
입회인인 제삼자가 이메일 주소만 소유하고 있다면 이용할 수 있는 인증 방법 때문에 계약자 측의 부담이 적은 점은 큰 장점이라고 할 수 있습니다. 전자 사인 타입은 편리성을 중시한 전자 계약의 방식이라고 할 수 있습니다.
따라서 거의 대부분의 전자계약 서비스가 전자사인 타입(입회인형) 방식으로 특정유저에 이루어진 계약임을 증명해 주고 있습니다.
전자서명 타입(당사자형)
전자 서명 타입이란, 전자 증명서를 이용해 본인 인증을 실시하는 방식의 전자 계약으로, 당사자형이라고도 불립니다. 앞서 설명한 바와 같이, 제삼자 기관인 인증국으로부터 발행된 전자 증명서를 이용해 인증하기 위해, 전자 서명법에 준거한 엄격한 본인 인증을 할 수 있는 점이 특징입니다.
사전에 전자 증명서를 취득해 둘 필요가 있기 때문에, 전자 사인 타입에 비해 계약자 측이 많은 수고를 해야 합니다. 한편, 본인 인증의 신뢰성이 높고, 법적 효력에 기대할 수 있는 점은 전자 서명 타입의 장점이라고 할 수 있을 것입니다.
전자 계약의 이점
전자 계약에는 업무 효율성과 비용 절감 등의 이점이 있습니다. 도입에 의해 얻을 수 있는 구체적인 이점을 4개 소개합니다.
업무 효율화
계약서를 서면으로 교환하기 위해서는, 작성한 서류를 인쇄, 제본하고 날인한 후 우송할 필요가 있습니다. 거기에 상대방도 우편물을 받고 내용을 확인해 날인한 후에 보내야 합니다.
이러한 작업에는 많은 수고와 시간이 걸립니다. 또한 종이로 작성된 계약서는 파일링 등 보관 대응도 필요합니다.
전자 계약이라면 시스템에서 모든 절차를 완결할 수 있으므로 서면 계약 체결에 필요한 수고나 비용은 들지 않습니다. 계약서의 실물이 있는 것은 아니기 때문에, 보관이나 관리도 간단합니다. 또한 전자계약은 검색성이 뛰어나 과거의 계약서를 서류의 무리에서 찾아내는 수고가 들지 않습니다. 전자계약 시스템에 따라서는 서면·전자 어느 쪽으로 계약해도 전자파일 형식으로 계약서의 보존이 가능합니다.
또한, 이용자 양쪽 중, 어느 쪽인가가 유저 등록을 하고 있으면 이용할 수 있는 서비스도 있습니다. 인터넷만 연결되어 있으면 어디에 있어도 계약서를 작성하거나 전송할 수 있으므로 외출 시나 원격 작업(텔레워크) 시의 계약 체결에도 적합하다고 할 수 있습니다.
비용 절감
전자계약에서는 서면인쇄에 드는 비용이나 계약서류를 우송하는 대금, 인지대 등의 비용이 모두 불필요합니다. 또한 실물이 없기 때문에 계약서를 보관하기 위한 파일이나 캐비닛의 비용, 보관을 위한 공간도 필요 없습니다.
단, 전자계약 시스템을 이용하기 위한 이용료는 부과됩니다. 구체적인 요금은 서비스에 따라 다르지만, 대부분의 경우 연간 이용료와 계약 체결마다 요금이 발생합니다. 드물게 계약 업무가 발생하지 않는 경우는, 연간 이용료는 비싸게 될 가능성이 있으므로 주의해 주십시오. 한편, 계약을 체결하는 빈도가 높은 기업이라면 전자계약 시스템의 활용이 비용 절감으로 이어질 가능성은 높다고 생각됩니다.
계약 절차 가시화
전자 계약 시스템은 계약 절차가 지금 어느 단계에 있는지를 가시화합니다.
서면 계약서의 경우, 우송한 후에 상대방이 내용을 확인하고 있는지, 반송하고 있는 도중인지하는 과정을 모릅니다. 반송에 시간이 걸렸다 하더라도 상황 파악이 어렵습니다.
전자계약이라면, 계약절차가 현재 어느 단계인지를 한눈에 알 수 있으므로, 상대방의 절차가 진행되지 않은 경우는 상황 조치를 요청할 수도 있습니다. 또, 「이미 반송하고 있을 것」이라고 하는 인식으로 인한 트러블도 피할 수 있습니다.
컴플라이언스 강화
전자 계약 시스템은 IP 주소로 시스템에 대한 액세스 제한과 승인 권한을 설정할 수 있습니다. 또, 타임스탬프에 의해 객관적이고 스피디한 증거 작성이 용이해지는 것에 더해 실제의 계약 체결일보다 과거의 일자를 계약 체결일로서 계약서에 기재하는 백데이트등의 부정도 방지할 수 있습니다.
보관에 대해서도 시스템 측에서 적절한 백업이 이루어지므로 컴플라이언스 강화로 이어질 것입니다.
전자 계약의 단점
많은 장점이 있는 전자 계약이지만 단점이 없는 것은 아닙니다. 문제없이 도입할 수 있을지 어떨지, 아래와 같은 포인트를 자사의 업무 내용이나 업무 플로우와 비추어 봐 주세요.
모든 계약에는 대응할 수 없다.
종래의 정기 차지권 설정 계약서나 정기 건물 임대차 계약서, 부동산 매매 등에 관한 매개 계약서라고 하는 일부의 계약서는 전자 계약에 대응하고 있지 않았습니다. 그러나, 소위 디지털 개혁 관련법에 의해 서면에 의한 것이 요건으로 여겨지고 있던 각종 법령이 개정되어 전자적 방법에 의해 실시하는 것이 가능하게 되었습니다만, 상대방의 승낙이 없으면 서면 대신 전자기록에 진행시킬 수 없는 것도 있기 때문에 종이의 계약서를 완전히 없앨 수 없습니다.
비즈니스 파트너와의 합의 필요
계약은 둘 이상의 동의로 체결됩니다. 따라서 앞서 언급했듯이 거래처가 전자계약을 거부한 경우에는 이용할 수 없습니다.
또한, 전자계약을 한 적이 없는 거래처에 대해서는 필요에 따라 전자계약의 개요나 안전성・유효성에 대해 설명하거나 조작방법의 서포트를 하여야 합니다. 이러한 번거로움이 걸리는 것은 단점이라고 할 수 있습니다.
비즈니스 흐름 변경
서면 계약과 전자 계약은 체결까지의 흐름이 다릅니다. 전자계약을 도입할 때는 새로운 흐름을 검토함과 동시에 사내 안내도 필요합니다.
또한 실제로 전자계약을 이용하는 직원들에게 특징과 이용방법에 대한 교육을 할 필요도 있을 것입니다.
전자계약 도입에 있어서의 주의점
전자 계약의 단점을 누른 다음, 사내에 전자 계약을 도입할 때의 주의점도 소개합니다. 전자계약 도입 시에 어떤 점에 유의해야 하는지 확인해 봅시다.
반대 의견에 대한 내부 조정
전자 계약을 이용하는 것은 결코 어렵지 않습니다. 일반적인 사무실 근로자라면 조작 방법에 고민하지 않을 것입니다. 그럼에도 불구하고 사내에서 도입에 대한 반대 의견이 나올 수 있다고 가정할 수 있습니다. 그 반대 의견의 근거는, 「지금까지 익숙해져 있던 도장 찍는 워크플로우가 바뀌어 버린다」이나, 「자신의 업무의 진행방식이 바뀌어 버린다」라고 하는 변화에 대한 거부 반응이 원인인 것으로 생각됩니다.
「전자 계약의 조작은 간단하기 때문에 누구나가 곧바로 활용할 수 있다」라고 생각하는 것이 아니라, 반대 의견에 대한 대책의 검토 등의 사내 조정이 필요하게 되는 것에는 주의해 주세요.
전자계약서비스 도입 후 서비스 변경은 번거롭다는 것을 인식
전자계약서비스는 SaaS라는 장기적인 이용을 전제로 구독 서비스로 제공되는 경우가 많습니다.
도입을 예정하고 있는 전자계약 서비스가 정말로 자사에 있어서 올바른 서비스인가, 그리고, 막상 이용을 시작하면 이용 방법을 사내에서 알리는 등, 다른 서비스로 전환할 때에 시간이 걸린다고 점에 대해 사내에서 잘 설명해 둡시다.
전자 서명법을 준수하는지 확인
전자계약도 「계약」인 이상, 계약에 관련된 싸움이나 트러블이 생겼을 경우에는 증거능력이 요구됩니다. 또, 재판에서 증거로서 제출한 계약서에 대해서, 서명자 본인의 의사로 작성된 것인지 아닌지로 싸움이 발생한 경우라도, 본인에 의한 일정한 요건을 만족하는 전자 서명이 행해져 전자 문서 등은 진정으로 성립한 것(본인의 의사에 근거하여 작성된 것)으로 추정됩니다.
따라서, 전자 서명법에 준하고 있는 서비스인지를 반드시 확인하고, 문서의 진정성이 확실하게 담보되는 것을 선택하는 것이 중요합니다. 일반적으로 전자 서명 유형은 본인 인증의 신뢰성이 높고 법적 효력도 높은 경향이 있습니다. 만일의 때에 문서의 진정성이 의심받지 않도록 법률에 준거한 서비스인지를 충분히 조사해 둡시다.
개정 전자장부 보존법에 대응하고 있는지 확인
도입을 검토하고 있는 전자 계약 서비스가 2022년 1월에 시행된 「개정 전자장부 보존법」에 대응하고 있는 것을 확인합시다. 개정 전자장부 보존법에 대응하지 않는 서비스를 도입해 버리면, 별도, 개정 전자장부 보존법에 대응한 문서 관리 서비스의 도입이나 계약서의 종이로의 보관이 필요하여 추가 비용이 드는 경우가 있습니다. 한편, 개정 전자장부 보존법에 대응하고 있는 서비스라면, 계약서를 종이에 프린트 아웃해 보관할 필요는 없게 되며 그대로 전자 데이터로 보존하면 좋게 됩니다. 결과, 인쇄나 파일링의 번거로움이 없어 업무 효율화되는 것 외에, 방대한 종이의 계약서를 보존하기 위한 공간이 불필요하게 됩니다. 개정 전자장부 보존법에 대해서는, 아래의 기사도 아울러 참조해 주세요.
관련 링크 : 개정 전자장부 보존법
계약 내용에 따라서는 서면 작성·서면 교부가 의무화되어 있는 경우가 있다
계약 내용에 따라서는 분쟁 방지나 약자 보호의 관점에서 서면 작성이 의무화되어 있는 경우가 있습니다.
예를 들면, 사업용 정기차지권 설정 계약은 공정 증서의 작성이 필요하기 때문에 전자 계약만으로 할 수 없습니다. 또, 노동 조건 통지서나 파견 노동자에의 취업 조건을 명시하는 서면, 하청 회사에 대한 수발 주서면 등에 관해서도, 상대방의 승낙이 필요하기 때문에, 일방적으로 전자 문서로 교부할 수 없습니다.
전자계약을 도입할 때에는, 목적으로 하는 계약은 서면 작성이 필수 조건이 되어 있지 않은지 확인해 두는 것이 중요합니다.
오늘도 긴 글 봐주셔서 감사합니다.
본 글은 일본 SMBC 은행 매거진에서 소개된 기사를 번역해서 올려 드렸습니다.
아래 링크를 붙여 드립니다.
電子契約の特徴とは？書面契約との比較やメリット・デメリットを解説
電子契約の特徴とは？書面契約との比較やメリット・デメリットを解説 Business Navi～ビジネス
電子契約の概要の他、電子契約と書面契約の違い、メリット・デメリットについて解説。電子契約導入における注意点や、電子契約の成功事例も併せて紹介します。
www.smbc.co.jp
감사합니다.
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